在實務中，許多新創或中小企業為求行政效率，常將公司大小章（公司章、負責人章）交由財務人員「統一保管與使用」，然而這樣的管理模式，極易衍生重大的法律風險與爭議，甚至可能讓公司背上鉅額債務或擔保責任，相關人員、管理階層被捲進刑事背信罪、詐欺罪、掏空公司等爭議。
本文將以律師觀點，解析實務上公司用印的效力、常見的印章管理法律風險與建議的企業治理措施。
一、公司大小章的法律效力及代表意義
民法第3條第2項規定：如有用印章代簽名者，其蓋章與簽名生同等之效力。
公司作為一個因「法律」而被創設出來的人，雖然不像活生生的人可以自己簽名，不過也可以透過「有權代表公司者」蓋印「公司」大章以及「負責人」小章的方式表達公司的意思。
這就是所謂的「公司大小章」。
在公司營運交易、商業習慣中，通常會在契約、收據、正式文件中使用公司大小章表彰此行為已經公司同意、授權，故原則上應認具有法律效力。
二、印章被擅用，公司仍可能要負責？
也因為公司大小章具備以上法律效力，要交由誰保管？如何保管？就變得至關重要。
考量公司常有在會計憑證或與財務有關的契約上用印的需要，有的公司會統一交由財務人員保管公司印章。
但要注意若管理不當，可能導致以下情況：
- 擅自簽署對外契約、票據或保證文件：如財務人員未經授權即代表公司與他人簽署契約，公司仍可能需對第三人負責、承擔不明責任或債務。
- 形成表見代理效果，對外須負責任：即便公司內部未授權用印，只要第三人有正當理由信賴該財務人員具有代理權，公司仍有可能被認為已授權，進而需對外承擔效力。
若印章遭非授權人使用，是否公司一定要負責？關鍵在於第三人是否「明知或可得而知」使用者無代理權。
- 若第三人不知情，且公司未妥善控管印章：法院多半認為公司應負「表見代理」責任。
- 若第三人明知使用者無權，或係偽造文書行為：則公司原則上無須對外負責。
實務提醒：像這樣統一由某位人員單獨保管的情形，公司一旦因管理鬆散，讓外界誤認某員工有代表權，即便該員工是擅自無權用印，公司仍必須負起責任。
三、公司內部應將大章、小章分開管理
為防止一人同時掌控所有印章，黃律師會建議採「大小章分開管理制」，例如：
- 公司章由合約、業務等單位保管，用於商務簽約。
- 負責人章由高階主管或法務部門保管。
- 可另設「專用章」，如「簽約專用章」、「財務章」，限定用途並標註明確。
此外，應建立明確的「用印申請及審核程序」，杜絕一人用印、無人覆核的情況。
四、如何透過其他制度降低法律風險？
以下為公司可採行之防範措施：
- 訂立用印授權契約：針對有權調用印章之人員，訂立授權契約並載明：授權範圍（如限特定金額、文件類型）、不得轉授權、責任歸屬及賠償條款等等。
- 建立、記錄用印流程與人員權責分層
結論：印章如同企業的承諾，管不好恐釀大禍
企業印章不是單純的行政工具，而是代表法人意志的象徵。管理不善，輕則誤簽文件，重則公司背上巨額債務、相關人員涉入刑事糾紛及處罰。
如您對企業印章授權、公司治理、內控制度建立或合約審查有任何疑問，建議聯繫信任、專業的律師討論，替您的企業降低法律風險。